Efficiënt werken

Wat zo mooi is aan ons werk is dat we toch wel vaak dezelfde uitdagingen tegenkomen bij bedrijven. Elke ondernemer heeft uitdagingen en dat is oke! Daar kunnen we hele blogs mee vullen en dat gaan we ook zeker dit jaar weer doen.

Groei
Eén ervan is ‘Groei van een team’. We geven een sprekend  voorbeeld: een team van 2 collega’s gaat naar 4 collega’s incl. thuiswerken. Bij groei is een veel voorkomend probleem dat de communicatielijnen letterlijk langer worden, zeker gezien het feit dat mensen nu thuis werken. We horen veel dat je thuis wel efficiënter kan werken, maar dat je wel degelijk informatie mist. En juist dat missen van informatie zorgt ervoor dat er ook dingen mis kunnen gaan en dat heeft weer alles met communicatie te maken.

Issue
In dit specifieke voorbeeld zijn alle de 4 collega’s inzetbaar bij het aannemen van de telefoon en beheren ze een algemene mailbox. Maar hebben ze ook contact met klanten en daardoor dus ook belafspraken.

Zo belde een klant en één van de collega’s nam op. Deze gaf niet aan dat er een specifieke afspraak was gemaakt met collega x. Collega Y, goed bedoeld en dienstverlenend, ging deze klant natuurlijk helpen maar moest er helemaal induiken en daardoor duurde het veel langer.

Daarnaast liep de infomailbox vol en eigenlijk niemand pakte dit op. Vooral vanwege het thuiswerken werd daar niet meer aan gedacht.

Als het team op kantoor zit met elkaar, was het telefoongesprek door iedereen opgemerkt en had er snel naar de juiste collega geschakeld kunnen worden.  Hierin zie je toch dat thuiswerken ook wel wat nadelen kan hebben.

Wat is dan het advies?
Wij zijn met het team gaan kijken of het mogelijk is om wel op kantoor aanwezig te zijn. Dat kan in dit geval wel omdat er genoeg ruimte is. Maar kan dit nu niet dan kan je het advies nog steeds opvolgen maar dan online meer SAMEN werken d.m.v. een dagelijkse teamsessie.

We hebben de ‘stand-up’ geïntroduceerd, waarbij er een dagelijks een kort overleg is. Hierbij wordt gekeken naar:

• Hoe is gisteren/vandaag gegaan?
• Waar liep je tegenaan of wil je bespreken?
• Waar kan je hulp bij gebruiken?
• Is er nog informatie om te delen?

Voor de infomailbox is per dag een verantwoordelijke aangewezen die zorgt dat het bijgehouden wordt. Weet men niet wat er met een bepaalde mail moet gebeuren, is er dus dagelijks een mogelijkheid om dit te checken bij je collega’s. Ook hebben ze elkaar rechten gegeven voor de agenda en gebruiken ze deze nu ook om alle afspraken en taken in te zetten. Zo creëer je heel veel overzicht voor jezelf, maar ook voor je collega’s. En je leert nog eens veel van elkaar door issues te bespreken met elkaar. Waarom zou je het wiel uitvinden?

Voordeel klant
Die wordt nog steeds geholpen en krijgt zelfs op de mail een antwoord met een inschatting van wanneer hij/zij het antwoord/oplossing/offerte kan verwachten. Dienstverlenend als altijd dus.

Wil je nu meer informatie, kijk dan eens op onze site onder ‘Timemanagement’. We hebben hiervoor een mooi training gemaakt die zowel off- als online gegeven kan worden.
Check de link: Trainingen – Kas Kuppens (kuppensmanagement.nl)

Direct in contact komen?
Wij zijn telefonisch te bereiken op: 06- 538 988 54 of 06- 519 153 02
En per mail: info@kuppensmanagement.nl

#samenwerken #communicatietraining #drijfveren #effectiviteit #groepsdynamiek #groepsprocessen #kleurenprofiel #organisatieontwikkeling #persoonlijkekwaliteiten #profiledynamics #teamontwikkeling #teamtraining #veranderproces #zelfsturendeteams #communicatie #efficiëntie #teamspirit #timemanagement