Werkprocessen: 10 tips HOE je dit kunt aanpakken

Werkprocessen, de afgelopen weken hebben we hier al regelmatig wat over verteld. Waarom, wat levert het op en hoe het juist niet moet! Vandaag delen we 10 tips, direct toepasbaar, hoe je het WEL kunt aanpakken. Lees je mee?

1. Less is more
Vorige week vertelde we al dat dikke boekwerken met veel tekst niet gelezen worden. Dus maak geen dikke boekwerken, want die belanden in de kast

 2. Betrek je team
Doe het samen met je team! Organiseer een brainstormsessie, vraag input van iedereen! Naast dat het proces helderder wordt, zullen er ook nieuwe ideeën ontstaan. Het rendement van je team, en dus je organisatie, gaat omhoog.

3. Start met een overzicht
Begin eerst eens met de inhoudsopgave. Wij hebben een mooie training geschreven waarin we in relatief korte tijd, het hele proces in kaart brengen. Dit kan ook je startpunt zijn. Begin niet zomaar ergens, maar denk daar met elkaar over na en verdeel dan de taken. Met, zoals hierboven omschreven, je team!

4. KISS
“Ik weet het nog goed, ik was begin 20 en mijn eerste werkgeefster schreef dit voor me op: KISS. Het was een lieve dame, maar dat bedoelde ze niet. KEEP IT STUPID SIMPLE of KEEP IT SIMPLE STUDPID. Ik zal dit nooit vergeten en pas het zeker nog toe!” aldus Diana.

Met andere woorden, maak het niet te moeilijk. Nee, niet starten zonder plan, maar hierna gewoon starten. De kennis is er, het moet alleen even overzichtelijk gemaakt worden. Simpel, want dan is het voor iedereen te gebruiken. Daarom dus ook niet dat dikke boekwerk.

KISS!

5. Maak het visueel
Gebruik veel plaatjes, stroomschema’s etc. om dingen uit te leggen. Dit ‘leest’ niet alleen makkelijker, maar beklijft ook veel beter.

Wij hebben een mooi sjabloon, deze delen we graag met je!

Daarnaast werken checklists vaak goed, deze kun je ook online gebruiken, scheel papierwerk. Een handige manier om bij veel kleine stappen te voorkomen dat er zaken vergeten worden.

6. Houd het op de agenda
Nadat je beschrijvingen klaar zijn, is het goed om het regelmatig te evalueren. HR kan het bv. als (half)jaarlijkse actiepunt op de agenda zetten. Niet dat HR alles moet aanpassen, maar de vraag kan stellen: “Is het nog up-to-date?” “Kan een nieuwe collega direct aan de slag?”

 7. Ambassadeurs
In onze vorige blog vertelde we al dat het van belang is dat het niet alleen gedragen wordt door de leidinggevende(n). Het is juist van belang om ambassadeurs binnen je hele organisatie te hebben die verantwoordelijk zijn voor de processen.

Zorgen dat het helder blijft, overzichtelijk en gebruikt.

Hiermee zorg je dat het belang gedeeld wordt en je organisatie naar hoger niveau/rendement gaat.

8. Deel het
Hiermee bedoelen we dat het goed is om het zichtbaar te maken in je organisatie. Hang de inhoudsopgave of overzicht op in de kantine. Laat het opmaken door je marketingbureau.

Zo gaan en blijven de processen leven. En onder genot van kop koffie komt het nog eens ter sprake.

Ook een klant/opdrachtgever krijgt hiermee een goede indruk van je organisatie en weet dat de zaken onder controle zijn. Twee vliegen in een klap!

9. Praktisch: op functie, sjabloon en opmaak
Zoals reeds benoemd, hebben we een mooi sjabloon dat we graag met je delen. Vraag ons gerust hiernaar. Maar daarbij zijn bij het beschrijven van de processen een aantal zaken van belang:

• Noem geen namen IN de procesbeschrijvingen, doe dit alleen op functie(naam). Boven in je beschrijving, of na je inleiding kan je de huidige namen – indien gewenst noemen. Maar als er dan nieuwe mensen bij komen, voorkom je dat alles aangepast moet worden
• Gebruik een sjabloon. Zo heeft elke beschrijving dezelfde opbouw. Dit ‘leest’ makkelijker.
• Opmaak zorgt dat het er netjes uitziet. Alles klaar? Laat iemand die hier oog voor heeft er nog even kritisch naar kijken. Gebruik koppen, een automatisch inhoudsopgave, links en paginanummering. Klinkt eenvoudig, maar het oog wil ook wat!
• Maak een collega verantwoordelijk voor de desbetreffende procesbeschrijving.

 10 Have fun!
Maak er een feestje van! Heb plezier! De informatie is er al, de experts werken in jouw team, ze mogen dit laten zien. Hoe leuk! Vier het succes als het klaar is!

Ben je overtuigd?

Wij wel! Het is een must voor elke organisatie.

Wil je onze ervaring hierbij? Schroom niet ons te contacten, we denken graag mee!

Of wil je ons sjabloon ontvangen, laat van je horen!

#profiledynamics #team #teamtraining #businesswomen #samenwerken #drijfveren #communicatie #training #trainingen #samenwerking #defitteondernemer #inspiratie #blog #vlog #projecten #processen #rust #ondernemen #organisatieverbetering #begeleiden #structuur #teambuilding #teamsontwikkelen #betermaken #trainen #timemanagement #doelen #ondernemers #organisaties #fitteondernemer