Werkprocessen, je hebt ze als organisatie al wel of niet. Maar waarom zijn deze nou zo belangrijk?

Werkprocessen & procesbeschrijvingen
Je hoort ons al wel vaker over werkprocessen en procesbeschrijvingen. De aankomende weken zullen we hier steeds wat meer over vertellen. Wij vinden dit namelijk heel belangrijk voor elke organisatie. Maar, ze zijn niet voor elke organisatie hetzelfde. Daarover later meer. Waarom zou je überhaupt je proces beschrijven, kost dit niet heel veel tijd? We kunnen ons voorstellen dat je dit denkt en dat je hier niet zo bewust van bent als ondernemer.

Waarom zijn de procesbeschrijvingen belangrijk?

• Medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt
• Voorkomen van terugkerende fouten
• Het geeft overzicht en inzicht
• Het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden, ook bij nieuwe teamleden
• Het geeft medewerkers mogelijkheden om input te geven over het proces, hierdoor gaat iedereen meedenken

Dit zijn slechts een aantal redenen om juist wel aandacht te geven aan de werkprocessen.

Procesbeschrijvingen en verwachtingen
Procesbeschrijvingen helpen je bij het verwachtingsmanagement. Je hebt daarnaast iets om op terug te vallen. Enerzijds als iets nieuw is voor een collega, is het fijn om nog wat naslagwerk te hebben. Anderzijds, omdat je als ondernemer dan ook weet wat er speelt. Dit betekent niet dat iedereen altijd op te hoogte moet zijn van de details. Maar het helpt om de helicopterview te houden. En ook bij verandering, intern of extern, goed te kunnen inschatten (verwachtingsmanagement) wat er kan gebeuren. Rekening kunnen houden met de oorzaak en gevolgen.

Kortom, voor zowel de medewerker, als het team, de leidinggevende én de ondernemer is het prettig.

Procesbeschrijvingen en fouten
Net als dat je met de procesbeschrijvingen de verwachtingen goed kunt managen, kun je fouten hiermee voorkomen. En dan hebben we het hier over terugkerende fouten. Een ezel stoot zich geen….. spreekt het gezegde. Dat is natuurlijk niet voor niets. Door heldere procesbeschrijvingen, die aangevuld worden wanneer er fouten gemaakt worden (we leren hier immers van) voorkom je steeds terugkerende fouten. Een procesbeschrijving is daarom ook een zogeheten ‘levend document’ wat je kan aanpassen wanneer er een situatie verandert.

Procesbeschrijvingen en overzicht
De helikopterview, we schreven er hierboven al over. Dit is voor elke ondernemer van belang. Details vervagen vaak, omdat je het overzicht wilt houden. En hoe mooi is het dan als je heldere en overzichtelijke procesbeschrijvingen hebt, die jou dit geven. Wil je inzoomen, de details verkennen, kan dat. Maar zeker niet altijd nodig. We hebben mooie tools ontwikkelt die jou helpen met de procesbeschrijvingen de helicopterview te behouden.
Inzicht + overzicht = grip

Procesbeschrijvingen en nieuwe teamleden
Je kent het wel, er komt een nieuwe collega en je bedenkt: Hoe doen we dat altijd? Nou, dit lijkt ons al genoeg reden om eens aandacht te geven aan het vastleggen van je processen. Je nieuwe collega heeft naslagwerk en kan ook zelfstandig wat dingen doen. Dat geeft vertrouwen en voorkomt ook weer terugkerende fouten. Daarnaast zal het inwerkproces ook soepeler en sneller verlopen. Denk aan het inwerkproces 😉. En een procesbeschrijving helpt ook om risico’s te spreiden bij bijvoorbeeld ziekte van een collega.

Procesbeschrijvingen en meedenken
Door iedereen inzicht te geven in het proces (ook hierbij geldt, niet de details) geeft het iedereen binnen de afdeling, organisatie en team inzicht. Dit geeft vaak leuke en verrassende nieuwe inzichten. De “Waarom doen we dat eigenlijk zo?” En “Zou het niet beter zijn als…?” zijn mooie voorbeelden. Een teamsessie kan hierbij goed helpen. Onze ervaring leert dat hier hele mooie ideeën uit ontstaan. Kost weinig tijd, maar zal de processen goed doen.

Ben je overtuigd?
Wij wel! Het is een must voor elke organisatie. MAAR geen grote boekwerken etc. We gaan de komende weken hier nog meer over vertellen, zodat je iets werkends voor jouw organisatie kunt bedenken. En jij je kunt bezig houden met ondernemen.

Wil je onze ervaring hierbij? Schroom niet ons te contacten, we denken graag mee!

#profiledynamics #team #teamtraining #businesswomen #samenwerken #drijfveren #communicatie #training #trainingen #samenwerking #defitteondernemer #inspiratie #blog #vlog #projecten #processen #rust #ondernemen #organisatieverbetering #begeleiden #structuur #teambuilding #teamsontwikkelen #betermaken #trainen #timemanagement #doelen #ondernemers #organisaties #fitteondernemer