Neem de juiste lijn: waarom communicatie geen snelweg is

Een collega stapt binnen met een gefrustreerde blik. “Weer zoiets raars. Collega x is rechtstreeks naar de directeur gestapt met een klacht, zonder mij ook maar iets te laten weten. Nu krijg ik het op m’n bord alsof ik niets gedaan heb!” Zucht.

Het gebeurt vaker dan we willen. Collega’s die uit frustratie, haast of onwetendheid de ‘lijn’ overslaan. Het lijkt efficiënt, maar het veroorzaakt eerder onrust dan oplossing.

Communicatie is geen snelweg

In organisaties is het belangrijk dat mensen met en niet over elkaar praten. Dat staat buiten kijf. Maar hóé we met elkaar communiceren en vooral via welke route, maakt wel degelijk uit. Soms lijkt het sneller om ‘even’ de manager van je manager aan te spreken, of je onvrede direct in een teamoverleg te gooien zonder je collega vooraf in te lichten. Maar wat je overslaat in de snelheid, komt dubbel terug in gedoe.

Wat bedoelen we met “de lijn” nemen?

De lijn nemen betekent: je communicatie laten verlopen via de afgesproken structuur of hiërarchie. Dus:

• Medewerkers spreken eerst hun direct leidinggevende aan.
• Teamleiders communiceren met hun afdelingshoofd.
• Als er een probleem is met een collega, ga je eerst naar die collega zélf voordat je het hogerop speelt.

Het gaat hier niet om ‘hiërarchie om de hiërarchie’, maar om verantwoordelijkheid, overzicht en vertrouwen.

Voorbeeld uit de praktijk

In een productiebedrijf gaf een medewerker aan zich niet serieus genomen te voelen door zijn teamleider. In plaats van het gesprek aan te gaan, stapte hij direct naar HR én stuurde een kopie naar de directeur. Die schrok, wilde het netjes oplossen, en nam contact op met de teamleider. Die voelde zich overvallen en ondermijnd. De medewerker voelde zich vervolgens weer niet gehoord, want “ze zaten ineens allemaal in de verdediging”.

Het gesprek dat gevoerd moest worden, werd vervangen door ruis. Iedereen zat in de weerstand. Uiteindelijk kwamen ze er pas uit toen iemand zei: “We hadden dit gewoon bij elkaar moeten houden. Dan was het nu al opgelost geweest.”

Waarom het overslaan van de lijn niet werkt

1. Het beschadigt vertrouwen.
   Wie over iemand heen communiceert, tast het onderlinge vertrouwen aan. De boodschap is: “Ik geloof niet dat jij dit op kunt lossen.”
2. Het creëert onduidelijkheid.
   Leidinggevenden weten niet meer waar ze op aan moeten sturen. Wie heeft wat gezegd? Wat speelt er precies?
3. Het maakt problemen groter dan nodig.
   Kleine misverstanden worden grote kwesties, simpelweg omdat de juiste route niet gevolgd werd.
4. Het belemmert ontwikkeling.
   Door direct hogerop te gaan, ontneem je anderen de kans om te leren, feedback te ontvangen of verantwoordelijkheid te nemen.

Vier vuistregels voor het nemen van de juiste lijn

1. Eerst direct, dan via anderen

Heb je een probleem met iemand? Ga eerst naar die persoon zelf. Niet naar HR, niet naar de teamleider, niet naar ‘de groep’. Eerst 1-op-1. Pas als dat niet lukt, ga je verder.

2. Informeer je leidinggevende

Als je toch besluit ergens anders aan te kloppen, betrek dan je leidinggevende. Zo voorkom je verrassingen en werk je samen aan de oplossing.

3. Vraag jezelf af: waarom wil ik dit hogerop?

Is het omdat je écht geen andere uitweg ziet? Of omdat je boos bent en ‘gelijk wilt halen’? Dat laatste is zelden effectief.

4. Gebruik de lijn ook positief

De lijn is niet alleen voor klachten. Geef complimenten en feedback ook via de juiste route. Laat anderen meedelen in positieve signalen.

Communicatie is ook cultuur

Uiteindelijk draait dit allemaal niet alleen om structuur, maar om cultuur. In een open organisatie waarin mensen elkaar durven aanspreken, waar fouten bespreekbaar zijn en waarin leidinggevenden benaderbaar zijn, is het veel makkelijker om de lijn te nemen én te respecteren.

In organisaties waar wantrouwen heerst, of waar mensen eerder worden afgerekend dan gehoord, zie je veel vaker dat mensen “de korte route” nemen. Niet omdat ze niet willen samenwerken, maar omdat ze zich onveilig voelen.

Daarom is het belangrijk om als leidinggevende zichtbaar te zijn, open te communiceren én zelf ook het goede voorbeeld te geven.

Tot slot: wat kun je morgen anders doen?

• Ben je medewerker? Check eerst bij jezelf: heb ik het gesprek al gevoerd met de juiste persoon? En als ik verder wil, hoe doe ik dat transparant?
• Ben je leidinggevende? Maak met je team duidelijke afspraken over hoe en via wie informatie en signalen lopen. En zorg dat je aanspreekbaar bent.
• Ben je MT-lid of directeur? Wees je bewust van de impact als iemand jou direct benadert. Vraag altijd: “Heb je dit al besproken met je leidinggevende?” Zo help je de lijn in stand houden.

Ik help je graag verder, marije@kuppensmanagement.nl/06-53898854/www.kuppensmanagement.nl

Fijne dag, Marije Kuppens

#Rolverduidelijking #EffectieveCommunicatie #VerantwoordelijkheidNemen  #Teamontwikkeling #Organisatiegroei