Rollen in verandering: hoe blijf je communiceren in beweging?

“Hij is nog steeds taken aan het oppakken die nu bij mij horen. Het lijkt alsof hij niet doorheeft dat mijn functie veranderd is.”

“Ik krijg van drie mensen opdrachten, en allemaal denken ze dat ze ‘mijn baas’ zijn. Wie moet ik volgen?” Herkenbaar?

Verandering in organisaties is onvermijdelijk. Nieuwe rollen, herschikking van taken, andere verantwoordelijkheden. Maar waar we vaak wél over nadenken is wat er verandert en veel minder over hoe we daarover communiceren. En dát zorgt voor misverstanden, frustratie en verwarring.

Rollen schuiven, maar communicatie blijft stil

We kennen het allemaal: iemand krijgt een nieuwe functie, een team wordt gereorganiseerd, of een proces verandert. Het wordt kort aangekondigd, in een mail of op een vergadering, en dan… stil. Ondertussen werkt de praktijk gewoon door. En dáár wringt het.

Want als rollen schuiven, maar de communicatie blijft stilstaan, ontstaan er spanningen. Mensen blijven dingen doen die niet meer bij hen horen. Of nemen juist niets meer op, omdat ze niet weten of het nog ‘hun verantwoordelijkheid’ is. Anderen blijven de oude route volgen, of spreken de verkeerde persoon aan. Chaos ligt op de loer.

Voorbeeld uit de praktijk

In een middelgrote organisatie werd de teamcoördinator-functie opgesplitst: een deel ging naar de nieuwe teamleider, een ander deel naar de planner, en de rest werd verdeeld over senior-medewerkers. Goed bedoeld, maar slecht gecommuniceerd. Het gevolg? Iedereen bleef naar de oude coördinator gaan. Die voelde zich overvraagd, de nieuwe rolhouders raakten gefrustreerd, en medewerkers kregen verschillende antwoorden op dezelfde vraag. Pas na een paar maanden werd er een gesprek gevoerd met het team: wie doet nu wat, is waar verantwoordelijk voor en waarom. Toen viel alles op z’n plek.

Hoe houd je communicatie in beweging bij bijvoorbeeld veranderende rollen?

1. Maak rollen expliciet (en zichtbaar)

Gebruik geen vage termen als “een beetje coördinerend”, “gedeelde verantwoordelijkheid” of “we doen het samen”. Dat klinkt vriendelijk, maar is onwerkbaar. Benoem:

• Wie neemt beslissingen?
• Wie is aanspreekpunt?
• Wie is verantwoordelijk (en wie niet)?

Tip: visuals zijn meer helpend dan lappen tekst.

2. Herhaal, herhaal, evalueer

Mensen moeten nieuwe verantwoordelijkheden minstens vijf tot zeven keer horen, lezen of meemaken voordat het echt beklijft.

• Zet het op de agenda van team overleggen
• Bespreek het in 1-op-1 gesprekken
• Hang visuals op van het proces
• En evalueer ook

3. Wees je bewust van onzichtbare rollen

Niet elke rol is formeel. Denk aan de ‘verbindende collega’, de informele leider, of degene die altijd voor rust zorgt in het team. Bij veranderingen verdwijnen deze rollen soms onbedoeld, maar met grote impact. Geef ook dit soort rollen de erkenning die ze verdienen. Vraag: “Wat deed je eerst, wat je nu misschien mist?”

Een voorbeeld van goed werkende communicatie in verandering

Bij een zorginstelling werd een nieuwe functie ‘procesbegeleider’ geïntroduceerd. In plaats van één aankondiging, koos het MT voor een campagne:

• Posters in de teams met: “Wat doet de procesbegeleider wel – en wat niet?”
• Een korte video waarin de procesbegeleiders zichzelf voorstelden.
• Een koffiemoment waarin mensen vragen konden stellen.
• En na 6 weken: een evaluatie via een korte enquête én terugkoppeling.

Resultaat: minder verwarring, sneller vertrouwen, en een functie die vanaf dag één serieus genomen werd.

Tot slot – de kunst van communiceren in beweging

Goede communicatie is niet stilstaan bij het begin, maar meebewegen tijdens de rit. Zeker als rollen verschuiven. Houd het gesprek open, blijf benoemen wat er verandert, en durf terug te komen op eerdere afspraken als het niet werkt.

En misschien wel het belangrijkste:

Gun mensen de tijd én de taal om hun nieuwe plek te vinden.

Want zonder woorden voor je rol, voel je je snel onzichtbaar. En dat is het laatste wat je in een organisatie wilt.

Ik help je graag verder, marije@kuppensmanagement.nl/06-53898854/www.kuppensmanagement.nl

Fijne dag, Marije Kuppens

#Rolverduidelijking #EffectieveCommunicatie #VerantwoordelijkheidNemen  #Teamontwikkeling #Organisatiegroei#LeiderschapInBeweging