Een gouden regel: de opvolging en borging

De afgelopen weken heb ik verteld waarom ik de interne organisatie zo belangrijk vindt. Vaak ga ik bij mijn opdrachtgevers aan de slag met de interne organisatie en dat blijf ik zo leuk vinden om te doen. Je gaat echt met het hele bedrijf aan de slag en je kunt flinke stappen maken. In vorige blogs heb ik je meegenomen in het ‘Waarom’ en ‘Hoe’, de links naar deze blogs tref je onderaan deze blog. Het team betrekken is een absolute must maar ik heb nog een gouden regel: de opvolging en borging.  Ik durf zelfs te zeggen, zonder dat, kun je beter helemaal niet starten met het professionaliseren…

“Het moet een kop en een staart hebben”, een uitspraak die je mij regelmatig hoort zeggen. “Als je mij wat beter kent, heb je me dit vast wel eens horen roepen. Geen losse flodders, maar een begin en een eind. En ook gewoon GAAN, dingen doen. Maar maak het overzichtelijk en houd hierbij de communicatie op de agenda.” Dit is natuurlijk allemaal heel makkelijk gezegd, maar je zult zien dat als je dit bewuster gaat doen, dat het je meer resultaat oplevert.

We werken vaak volgens de PDCA-cyclus:

Plan:     Zeggen wat je doet

Do:        Doe het!

Check:  Check it

Act:       Pas aan waar nodig en begin weer bij Plan

En als we dan terugkijken naar de stappen die ik in de vorige blogs gepresenteerd heb, zie je dat het al zo’n cyclus is:

Plan:     We gaan de interne organisatie aanpakken, HOE gaan we dit doen? (Planning, Communicatie etc.)

Do:        Input verzamelen, luisteren (zie de 10 tips hoe je input van het team kunt verzamelen)

Check:  Verwerk alle input en check het met de missie, visie etc.

Act:       Volg het op

Link naar vorige blogs

Opvolging en borging
Zoals gezegd, een gouden regel: projecten die gestart zijn moeten opgevolgd worden. Er moet een borging zijn.

Waarom? Heel simpel, je hebt je team om input gevraagd. Er is veel tijd, energie en misschien wel geld gestoken in het onderzoeken van je interne organisatie (welke vaak niet declarabel zijn) en nu ga je er niets mee doen. Zonde! Het team zal een volgende keer geen input geven of beperkt: “Er wordt toch niets mee gedaan!” Dit moet je ten allen tijde voorkomen.

Ik merk dat dit vaak lastig is, de waan van de dag komt weer voorbij en het wordt vergeten. Maar niet door iedereen en je wilt iedereen er graag ‘bij houden’. Daarom vind ik dit zo belangrijk en maak ik me daar graag hard voor tijdens een opdracht.

Hoe?
Om de input te verzamelen heb je iets georganiseerd, heb je bepaalde stappen gemaakt etc. Geef daarin duidelijk aan dat er een terugkoppeling komt en geef die op de zelfde wijze. Dus heb je een vergadering georganiseerd, doe dat dan weer. Of stuur een nieuwsbrief of video. Geef zo snel mogelijk een update en geef een heldere verwachting wanneer er een terugkoppeling verwacht kan worden.

Zet het op een agenda, bijvoorbeeld in je speech net voor het zomerreces en/of kerstreces. Of maak er een project van met bijvoorbeeld 1 x per kwartaal een meeting. Agenda is dan alleen de acties. Zorg dan wel voor een deadline en een verantwoordelijke. In het kwartaal kunnen dan kleinere werkgroepen vergaderen en de terugkoppeling kan weer in de centrale vergadering plaatsvinden.

Nog een tip: Vraag jaarlijks om input! Maak je team ambassadeur!

Vind je toch lastig hoe aan te pakken? Ik denk graag mee! Bel of mail gerust! Dit kan op 06-53898854 of via marije@kuppensmanagement.nl.

Fijne dag, Marije

#profiledynamics #teamtraining #businesswomen #samenwerken #drijfveren #communicatie #communicatietraining #trainingen #samenwerking #defitteondernemer #processen #ondernemen #organisatieverbetering #teambuilding #teamsontwikkelen #timemanagement #doelen #ondernemers #organisaties #fitteondernemer #groepsdynamiek #groepsprocessen #kleurenprofiel #organisatieontwikkeling #persoonlijkekwaliteiten #veranderproces #teamontwikkeling #efficiëntie #teamspirit #interneorganisatie