Wie doet wat? De kracht van rolbewustzijn in organisaties

Het is maandagochtend. Tijdens het teamoverleg komt een klantvraag op tafel die eigenlijk vorige week al beantwoord had moeten zijn. Iedereen kijkt elkaar aan. “Ik dacht dat jij dat zou oppakken?” zegt de één. “Ik? Nee, dat ligt toch bij jou?” antwoordt de ander. Het blijft even stil. Herkenbaar?

In veel organisaties ontstaan frustraties, vertraging of zelfs conflicten niet door onwil, maar simpelweg door onduidelijkheid over wie wat doet. Of eigenlijk: wie waarvoor verantwoordelijk is. Rolbewustzijn is de basis van een goed functionerend team. Toch wordt het vaak als vanzelfsprekend gezien.

Iedereen heeft een rol – maar weet iedereen ook welke?

Elke medewerker vervult meerdere rollen in zijn werk. Denk aan de rol van planner, collega, coördinator, aanspreekpunt voor klanten, enzovoort. Daarnaast zijn er formele rollen (die op je functieomschrijving staan) én informele rollen (zoals de sfeermaker, de criticus of de bruggenbouwer in een team). Hoe meer duidelijkheid er is over die rollen, hoe soepeler de samenwerking verloopt.

Maar als die helderheid ontbreekt, ontstaat er ruimte voor aannames. En daar wringt het. Want als je niet weet wie verantwoordelijk is, gaan zaken ‘zweven’ – en vaak blijft er dan iets liggen of wordt het dubbel gedaan.

Waarom rolbewustzijn werkt

Wanneer iedereen weet:

• wat zijn of haar eigen rol is;
• wat je van anderen mag verwachten;
• en waar verantwoordelijkheden beginnen én eindigen,

dan ontstaat er ruimte voor vertrouwen, snelheid en rust. Mensen hoeven niet constant te ‘checken’ of ze op de juiste plek zitten. Ze weten waar ze aan toe zijn, en dat maakt het makkelijker om initiatief te nemen of vragen te stellen.

Vier signalen van onduidelijke rollen

1. Veel “ik dacht dat jij dat zou doen”-momenten.
2. Overleg dat verzandt in vaagheid of herhaling.
3. Medewerkers die zich bemoeien met zaken buiten hun rol.
4. Mensen die afhaken omdat ze niet meer weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Wat kan je als ondernemer/leidinggevende doen?

Maak inzichtelijk met je hele team;

• Wat de kerntaken zijn
• Waar je verantwoordelijk voor bent (en ook wat juist niet bij jou ligt)
• Wie je belangrijkste samenwerkingspartners zijn

Maak verwachtingen expliciet

Verwacht je dat iemand altijd klanten terugbelt? Spreek dat uit. Vind je dat een collega eindverantwoordelijk is voor de dagplanning? Benoem dat. Hoe vanzelfsprekender iets lijkt, hoe belangrijker het is om het hardop te zeggen.

Sta stil bij rolveranderingen

Mensen veranderen van functie, projecten starten of eindigen, organisaties groeien. En daarmee verschuiven rollen. Neem dus regelmatig de tijd om te checken: zijn de rollen nog passend? Moet er iets herverdeeld worden? (agenda punt teamoverleg)

Stimuleer aanspreekcultuur

Als iemand buiten zijn rol iets doet – of juist iets níet doet – durf je dat dan te benoemen? En wordt dat gezien als opbouwend of als kritiek? Hoe veiliger de sfeer, hoe makkelijker het is om verantwoordelijkheid terug te leggen waar die hoort.

 Terug naar het begin

Denk nog eens aan die maandagmorgen. De klantvraag, het ongemakkelijke stilvallen. Wat zou er gebeuren als het team daar vooraf had uitgesproken: “Als er klantvragen binnenkomen via dit kanaal, dan is Piet verantwoordelijk voor de eerste reactie. Daarna neemt Sarah het over voor de inhoudelijke opvolging.”

Eén simpele afspraak, en iedereen weet waar hij aan toe is. Geen ruis. Geen gedoe. Alleen nog ruimte om het werk gewoon goed te doen.

 Tot slot: een paar reflectievragen voor jezelf of je team

• Weet jij precies wat er van je verwacht wordt?
• En weet je wat anderen van jou mogen verwachten?
• Heb je recent je eigen rol nog afgestemd met collega’s of leidinggevende?
• Waar ontstaat er in jouw team of organisatie frictie over verantwoordelijkheden?
• En wat kun jij vandaag nog doen om dat bespreekbaar te maken?

Ik help je graag verder, marije@kuppensmanagement.nl/06-53898854/www.kuppensmanagement.nl

 Fijne dag, Marije Kuppens

 #Rolverduidelijking #EffectieveCommunicatie #VerantwoordelijkheidNemen #Teamontwikkeling #Organisatiegroei