Niemand overslaan: het belang van inclusieve communicatie

Neem de juiste lijn: waarom communicatie geen snelweg is

8 oktober 2025

14 oktober 2025

Het is vrijdagmiddag. De locatie manager heeft een mail gestuurd naar het team met belangrijke wijzigingen in het roosterbeleid. Iedereen heeft hem ontvangen, behalve één collega. Zij komt maandagochtend binnen en hoort van een collega: “Oh ja, dat is nu anders geregeld.” Collega x voelt zich buitengesloten. En dat blijft hangen.

We hebben het vaak over ‘goed communiceren’, maar zelden over compleet communiceren. Want zelfs als je iets duidelijk en tijdig deelt, kan het alsnog misgaan als je iemand vergeet mee te nemen. Letterlijk of figuurlijk.

Niet gezien worden, doet iets met mensen

Communicatie is meer dan informatie overbrengen. Het is ook een manier om te laten zien: “Jij hoort erbij. Jouw rol doet ertoe. Jij mag weten wat er speelt.” Als iemand structureel of zelfs één keer wordt overgeslagen, raakt dat het gevoel van erbij horen. En dat heeft gevolgen.

De collega in bovenstaand voorbeeld dacht niet alleen: “Ik wist het niet.” Ze dacht: “Blijkbaar ben ik niet belangrijk genoeg om geïnformeerd te worden.”

En dat is precies waarom inclusieve communicatie zo belangrijk is.

Wat is inclusieve communicatie?

Je stemt je boodschap af op wie je wilt bereiken.
Je zorgt dat iedereen die relevant is, ook echt geïnformeerd wordt.
Je houdt rekening met iemands rol, plek, werktijden of voorkeur.
Je denkt vooraf na over wie je niet mag vergeten.

Het is dus géén extra formaliteit, maar juist een manier om je organisatie menselijk, zorgvuldig en professioneel te laten werken.

Wie moet je altijd meenemen?

Een goede vuistregel: iedereen die de informatie nodig heeft om zijn werk goed te doen, of die geraakt wordt door wat je communiceert.

Directe collega’s
Ondersteunende diensten (HR, planning, ICT)
Parttimers en flexwerkers
Teamleden op andere locaties
Invalkrachten of stagiairs
De mensen die het straks moeten uitvoeren
Maar ook bijvoorbeeld een Raad van Advies, Cliëntenraad een OR e.d.

Praktische tips voor inclusieve communicatie

Gebruik een ‘Wie-moet-wat-weten’-lijst

Voor vaste processen (zoals roosterwijzigingen, beleidsupdates, crisissituaties): wie moeten we informeren? Maak het standaard, zodat je er niet elke keer opnieuw over na hoeft te denken.

Communiceer in lagen

Informeer eerst degenen die het direct aangaat. En laat hen vervolgens weten dat ook anderen geïnformeerd worden. Zo ontstaat er een gelaagde communicatie, die logisch voelt.

Gebruik meerdere kanalen

Soms is één mail niet genoeg. Denk aan een WhatsApp-groep, prikbord, teamoverleg of korte stand-up. Iemand die een dag vrij is, moet de info ook makkelijk kunnen inhalen.

Vraag na: Voel jij je goed geïnformeerd?

Een simpele vraag met groot effect. Het geeft mensen de kans om te zeggen: Ik mis nog iets. En het laat zien dat je hun betrokkenheid serieus neemt.

Cultuur van erbij horen

Als je consistent mensen meeneemt, ontstaat er vanzelf een cultuur van verbondenheid. Mensen voelen zich betrokken, eigenaarschap groeit, en fouten nemen af. Het tegenovergestelde gebeurt ook: wie structureel wordt vergeten, trekt zich terug. “Ze regelen het toch zonder mij.” En dat is zonde, voor de persoon én voor het team.

Een manager zei ooit: Ik wil dat iedereen in mijn team denkt: ‘Ze denken aan mij, ook als ik er niet ben.

Dat is inclusieve communicatie in een notendop.

Tot slot, een kleine oefening voor vandaag

Stel jezelf deze drie vragen: